Terms and Conditions

Welkom bij Fitention
De algemene voorwaarden

Versie november 2025

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten, abonnementen (zowel zakelijk als privé), offertes en overige diensten die door Fitention worden aangeboden of uitgevoerd.

1. Persoonsgegevens en privacy
Alleen medewerkers van Fitention hebben toegang tot jouw persoonsgegevens.
Deze worden opgeslagen in het systeem van Virtuagym en niet aan derden verstrekt.
Fitention verwerkt persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Na beëindiging van het abonnement worden je persoonsgegevens binnen 6 maanden verwijderd, tenzij je verzoekt om overdracht.

Fitention behoudt zich het recht voor bepaalde persoonsgegevens te bewaren conform de AVG, voor zover dit noodzakelijk is ter voldoening aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht op grond van de Belastingwetgeving.

Je hebt te allen tijde recht op inzage, wijziging, verwijdering, dataportabiliteit en intrekking van toestemming.
Je kunt je eigen persoonsgegevens zelf verwijderen via de Virtuagym-app.
Klachten over gegevensverwerking kunnen worden gericht aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verantwoordelijke: Jens van den Brink – jens@fitention.nl.

2. Offertes
Alle offertes van Fitention zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders vermeld.
Offertes hebben een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij anders aangegeven.
In offertes opgenomen prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Een overeenkomst komt pas tot stand na schriftelijke of elektronische acceptatie van de offerte door de klant én bevestiging hiervan door Fitention.
Op offertes zijn deze algemene voorwaarden onverkort van toepassing.
Eventuele aanvullende voorwaarden of afspraken zijn slechts bindend indien deze schriftelijk zijn vastgelegd en bevestigd door Fitention.
Fitention behoudt zich het recht voor een offerte in te trekken of te wijzigen zolang deze niet is geaccepteerd.
Indien een consument gebruikmaakt van een aanbod dat op afstand is gedaan, is het herroepingsrecht van toepassing zoals beschreven in artikel 3.

3. Herroepingsrecht (alleen voor consumenten)
Bij online of telefonische inschrijving geldt een wettelijke bedenktijd van 14 dagen.
Tijdens deze termijn kun je zonder opgaaf van reden annuleren. Bij gebruik van diensten binnen deze termijn wordt een evenredig bedrag in rekening gebracht.
Bij annulering vóór aanvang van de dienst wordt het volledige bedrag teruggestort binnen 14 dagen.

4. Abonnementen (algemeen)
Abonnementen zijn privé of zakelijk. Ze starten op de vermelde startdatum met een minimumduur van één maand.
Tussentijdse beëindiging geeft geen recht op restitutie, tenzij anders bepaald in Artikel 4A voor duurabonnementen.
Tijdens de eerste abonnementsperiode is downgraden naar een goedkoper abonnement niet mogelijk.
Na afloop van de eerste termijn wordt het abonnement automatisch omgezet naar onbepaalde tijd met een opzegtermijn van één kalendermaand.
Opzeggen van het abonnement kan via de Virtuagym-applicatie.
Zakelijke programma’s kunnen maandelijks worden beëindigd bij ontslag van de werknemer, mits bevestigd door de werkgever.
Bij ziekte of blessure kan het abonnement tijdelijk worden gepauzeerd op basis van een doktersverklaring. De gemiste periode wordt aansluitend toegevoegd aan de looptijd.
Prijswijzigingen worden minimaal 3 maanden vooraf aangekondigd. In dat geval mag het abonnement per direct kosteloos worden opgezegd.
Een 10-weeks fitprogramma loopt automatisch over in een onbeperkt fitnessabonnement met pro-ratoberekening.

4A. Duurabonnementen (12 en 24 maanden)

4A.1 Looptijd en tarieven
Fitention biedt naast het maandelijks opzegbare flexibele abonnement (€56,- per maand) ook duurabonnementen aan met:
een 12-maandenabonnement voor €46,- per maand, en
een 24-maandenabonnement voor €36,- per maand.
Deze tarieven bevatten een loyaliteitskorting in ruil voor de langere contractduur.

4A.2 Tussentijdse beëindiging
Een duurabonnement (12 of 24 maanden) kan gedurende de contractperiode tussentijds worden beëindigd. Hierbij geldt:
de klant moet het genoten voordeel (korting) over de reeds verstreken maanden terugbetalen;
na verrekening van dit bedrag geldt een opzegtermijn van één maand.

4A.3 Berekening van het terug te betalen voordeel
Het terug te betalen voordeel wordt vastgesteld als het verschil tussen het tarief van het flexibele abonnement (€56,- per maand) en het lagere tarief van het gekozen duurabonnement (€46,- of €36,-). Dit verschil wordt vermenigvuldigd met het aantal verstreken contractmaanden.
4A.4 Omzetting na afloop van de contractperiode
Na de volledige contractduur (12 of 24 maanden) wordt het abonnement automatisch voortgezet als een abonnement voor onbepaalde tijd tegen het dan geldende tarief, met een opzegtermijn van één kalendermaand conform artikel 4.

5. Afspraken en annuleringen
Afspraken kunnen tot 24 uur vooraf geannuleerd of verplaatst worden.
Binnen 2 weken dient een vervangende afspraak ingepland te worden; anders vervalt het recht op inhalen.
De planning van Fitention is leidend bij het maken van nieuwe afspraken.

6. Betaling – Privé abonnementen
Betaling geschiedt via automatische incasso op basis van een verstrekte SEPA-machtiging.
Bij stornering zonder toestemming wordt €5,- administratiekosten in rekening gebracht.
Stornering zonder geldige reden leidt tot facturering van het openstaande bedrag, te voldoen binnen 14 dagen.

7. Betaling – Zakelijke abonnementen
Facturatie gebeurt per e-mail volgens afgesproken frequentie.
Bij niet-tijdige betaling volgt eerst een herinnering. Daarna wordt de vordering uit handen gegeven.
Er wordt 1,5% rente per maand gerekend vanaf de vervaldatum.
Incassokosten bedragen minimaal 15% van het openstaande bedrag met een minimum van €75,-.

8. Officiële feestdagen en vakanties
Fitention is op officiële feestdagen vanaf 12:00 uur gesloten.
Fitention is op Nieuwjaarsdag (1 januari) altijd gesloten.

9. Aansprakelijkheid en eigen verantwoordelijkheid
Fitention is niet aansprakelijk voor schade, blessures of verlies van eigendommen, tenzij sprake is van grove nalatigheid.
Deelname aan trainingen is op eigen risico.
Veranderingen in gezondheid of belastbaarheid dienen gemeld te worden aan de trainer.
Bij twijfel over je belastbaarheid wordt overleg met je huisarts geadviseerd.

10. Klachtenprocedure
Klachten kunnen worden ingediend via info@fitention.nl of per brief.
Binnen 14 dagen volgt een inhoudelijke reactie.
Indien een geschil niet onderling wordt opgelost, kan een consument gebruikmaken van het Europees ODR-platform.

11. Wijzigingen van voorwaarden
Fitention behoudt zich het recht voor deze voorwaarden aan te passen.
Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd.
Bij bezwaar kan de klant de overeenkomst opzeggen vóór de ingangsdatum van de wijziging.

12. Toepasselijk recht en geschillen
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Fitention is gevestigd.

13. Aanvullende bepalingen FysioFitness/Fysiotherapie
Indien tijdens het sporten schade wordt toegebracht aan fitnessapparatuur of materialen, verwachten wij dat dit altijd direct aan een medewerker van Fitention wordt gemeld, zodat tijdig onderhoud of vervanging kan plaatsvinden.

Tijdens de zomervakantie blijft Fitention FysioFitness geopend. In deze periode streven wij ernaar om voldoende vervanging te regelen voor de begeleiding van sportgroepen. Er wordt vooraf overleg gevoerd met de betreffende groepen om de planning goed af te stemmen.

Voor FysioFitness-abonnementen en fysiotherapieprogramma’s wordt gebruikgemaakt van maandelijkse facturatie per e-mail, inclusief een betaallink. De facturatie vindt plaats in de laatste week van de maand voorafgaand aan de volgende kalendermaand.

Alleen behandelaren met een actieve behandelrelatie mogen een medisch dossier inzien. Inzage zonder behandelrelatie is alleen toegestaan bij een gerechtvaardigde reden, en wordt geregistreerd met vermelding van datum, gebruiker en motivering.

Gedeelde accounts zijn niet toegestaan in verband met privacywetgeving en het ontbreken van persoonlijke logging.

Medewerkers die geen directe behandelverantwoordelijkheid dragen, zoals administratief personeel, mogen alleen met reden toegang krijgen tot patiëntgegevens.

14. Praktisch huisreglement Fysiotherapie
Kom op tijd voor je behandeling. Ben je 10 minuten na starttijd nog niet opgehaald? Meld je dan even bij de balie.
Afspraken maken, verzetten of afzeggen kan telefonisch via 0341–217 733 of per e-mail via info@fitention.nl.
Bij annuleringen minder dan 24 uur van tevoren brengen wij €35,- of €47,50 in rekening (zie betalingsvoorwaarden). Deze kosten worden niet vergoed door de zorgverzekering.
Bij ziekte of afwezigheid van je therapeut wordt je afspraak verzet of overgenomen door een collega.
Neem altijd een handdoek mee voor de behandelbank en oefenzaal (hygiëne).
Draag sportkleding en schone (sport)schoenen tijdens de behandeling.
Laat gebruikte apparaten schoon en netjes achter.
Zet je mobiele telefoon op stil in de wachtkamer. Bellen is daar niet toegestaan.
Sporten zonder begeleiding is toegestaan op eigen risico.
Fitention is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen.
Huisdieren zijn niet toegestaan. Roken is in het hele pand verboden.
Beeld- of geluidsopnamen zijn alleen toegestaan met schriftelijke toestemming.

Feedback of klachten? Mail info@fitention.nl of laat je gegevens noteren aan de balie. Een praktijkhouder neemt contact met je op.

15. Privacyreglement Fysiotherapie
Fitention Fysiotherapie verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. Wij:
Verwerken alleen noodzakelijke gegevens met een duidelijk doel (behandeling, medische training, administratie).
Vragen expliciete toestemming waar nodig.
Verstrekken geen gegevens aan derden zonder verwerkersovereenkomst of wettelijke plicht.
Bewaren medische gegevens 20 jaar (WGBO) en financiële gegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Verwerken gegevens van minderjarigen alleen met schriftelijke toestemming van ouders/verzorgers.
Verstrekken geen gegevens buiten de EU.
Beveiligen gegevens door technische en organisatorische maatregelen (wachtwoorden, geheimhouding, pseudonimisering, back-ups).
Geven cliënten recht op inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, gegevensoverdracht en intrekking van toestemming.
Klachten kunnen worden gericht aan info@fitention.nl of aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Slotbepaling
Indien een bepaling uit deze voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar blijkt, blijft de rest van de overeenkomst onverminderd van kracht.
Fitention wenst je een optimale gezondheid toe!

Het team van Fitention